4 dicas de como fazer assembleia virtual

Todos os setores da sociedade foram afetados de alguma maneira pela pandemia da Covid-19. Os condomínios, por exemplo, precisaram criar novas regras para o uso de espaços coletivos, entrada de visitantes e circulação de moradores nas áreas comuns. Essas decisões também foram tomadas e comunicadas de uma forma diferente, em assembleias virtuais.

No entanto, mesmo após mais de um ano, muitos síndicos ainda têm dúvidas de como fazer assembleia virtual. Por isso, neste artigo, traremos quatro dicas que facilitarão esses encontros digitais. Confira tudo a seguir.

O que é uma assembleia digital

Antes de apresentar dicas é necessário entender alguns conceitos e processos. Primeiro é preciso esclarecer que a assembleia digital de condomínios pouco difere da presencial. A grande mudança está no formato do encontro. Assim, ao invés de se reunirem no salão do prédio, os condôminos acessam uma plataforma, aplicativo ou site para realizar a reunião.

Essas assembleias podem ser ordinárias e extraordinárias para a discussão de todos os temas pertinentes ao condomínio. Inclusive para eleição de um novo síndico e prestação de contas.

 Por que optar pela modalidade

Nos momentos mais críticos da pandemia, em que o distanciamento social precisava ser total, não havia outra opção a não ser realizar assembleias virtuais. A modalidade digital, inclusive, é garantida pela Lei 14.010/2020, em seu artigo 12.

Os encontros online, no entanto, continuam sendo ótima opção, uma vez que o cenário de pandemia persiste e grande parte dos condôminos se sente mais segura e confortável com a modalidade virtual. Além disso, alguns condomínios notaram maior adesão às assembleias digitais na comparação com as presenciais.

Quais são as vantagens

Existem diversas vantagens para que os condomínios optem pelas assembleias digitais. A primeira delas é que as reuniões são gravadas e ficam disponíveis para os moradores que desejarem assistir posteriormente e se informar ou recapitular as decisões.

O formato online também facilita a participação dos moradores, que não precisam sair de onde estão. Podem inclusive acessar a plataforma, site ou aplicativo escolhido para o encontro, de qualquer dispositivo eletrônico, como o telefone celular.

Em geral, as assembleias virtuais costumam ser mais objetivas e evitam as conversas paralelas , já que os microfones permanecem fechados. As votações acontecem de forma clara, transparente e podem ser feitas, secreta e rapidamente, com o uso de formulários e outras ferramentas tecnológicas.

Alguns sistemas ainda permitem o envio das atas para registro em cartório, logo depois da assembleia.

Quatro dicas de como fazer assembleia virtual  

Depois de entender o que é e as vantagens vamos apresentar quatro dicas de como fazer assembleia virtual:

1. Elabore um guia de boas práticas

Nem todos estão acostumados a participar de eventos virtuais. Assim, é importante que o síndico e as administradoras de condomínio criem uma espécie de manual com orientações aos moradores.

Explicar o passo a passo de acesso à plataforma, aplicativo ou site utilizado para o encontro, solicitar que todos permaneçam com os microfones fechados e permaneçam em local silencioso são alguns exemplos de recomendações.  Os condôminos podem receber este guia por e-mail.

2. Procure criar um roteiro bem objetivo

As assembleias online devem seguir os mesmos protocolos do formato presencial. Mas, vale criar um pequeno roteiro para que o encontro seja o mais objetivo possível. Assim, o síndico pode anotar os tópicos de cada tema, prevendo o tempo que precisará para falar de cada um deles e também um prazo para que os demais participantes se pronunciem. Utilizar plataformas como o Google Forms e Microsoft Forms são outras formas de deixar a reunião mais prática para as votações.

3. Não esqueça de gravar as assembleias:

Como já adiantamos acima, uma das grandes vantagens do modelo online de assembleias é a possibilidade de gravar o encontro. Por isso a recomendação é adotar plataformas e aplicativos que tenham esse recurso. Dessa maneira, os moradores ausentes podem conferir tudo posteriormente, garantindo ainda mais transparência na comunicação entre condomínio e condôminos.

4. Previna imprevistos

Apesar das muitas vantagens, as assembleias virtuais também apresentam desafios, como instabilidade da internet. Por isso a recomendação é conferir se está tudo certo com a conexão e ter uma alternativa ao wi-fi, como acesso ao 4G. Verificar o volume do áudio e funcionamento da câmera do computador ou telefone celular, são outros pontos importantes para evitar imprevistos.

Neste artigo apresentamos pontos importantes de como fazer assembleia virtual, modalidade que provavelmente veio para ficar. Portanto a dica é organizar um manual de boas práticas para os moradores, gravar os encontros, prevenir imprevistos e ser o mais objetivo possível. Para tanto vale contar com uma boa administradora de condomínios que poderá auxiliar em todos os recursos necessários.

Se você se interessa por este conteúdo, aproveite para conferir também os deveres e direitos dos inquilinos.