Entenda como preencher o livro de ocorrências do condomínio

Uma das funções do síndico é zelar pela harmonia no condomínio. Nesse sentido é importante que ele esteja atento as reclamações dos moradores, assim como sugestões de melhorias. No entanto, o tempo disponível nem sempre é suficiente para ouvir todas as demandas e é aí que entra o livro de ocorrências.

Neste livro os condôminos podem descrever suas insatisfações e assim o síndico consegue consultar todas elas em um único lugar. É uma forma, inclusive, de contribuir para uma gestão mais organizada e eficiente. Confira mais sobre o tema a seguir.

O que é livro de ocorrências?

O livro de ocorrências do condomínio é um espaço no qual os moradores podem registrar as mais diversas situações. Assim ele reúne, por exemplo, sugestões para melhorias no espaço, reclamações de vizinhos pelo descumprimento de alguma regra e observações sobre possíveis avarias. É mais um canal de comunicação com o síndico.

Contar com o livro de ocorrências também ajuda o síndico a identificar problemas que se repetem com frequência ou até mesmo identificar alguma avaria estrutural que ainda não havia percebido. Portanto, também é uma maneira dos condôminos participarem da gestão.

O uso é obrigatório?

O uso do livro de ocorrência que em alguns condomínios também é chamado de caderno de ocorrências, não é obrigatório. Se a ideia for implementar o recurso, será necessário levar a proposta para assembleia e aprová-la por maioria simples. Com o aval de todos, esse livro ou caderno pode permanecer na portaria.

Por não ser obrigatório, se o síndico julgar que o recurso mais atrapalha do que ajuda, ele pode levar os seus motivos para reunião condominial e discuti-la com os condôminos para extinção do recurso.

O passo a passo do preenchimento

Ao elaborar um livro de ocorrências é importante estabelecer algumas questões para que os moradores possam preencher e, dessa forma, informar o máximo de detalhes sobre a situação.  A seguir trazemos algumas sugestões:

• data do registro,
• hora do registro,
• autor da ocorrência,
• número da unidade envolvida,
• data da ocorrência,
• descrição da ocorrência.

Além disso, o livro deve conter algumas informações por parte do condomínio, como: nome, endereço, telefone, entre outras dados importantes.

Formas de registro de reclamações do condomínio 

O livro de registros pode ser físico ou digital. Nesse segundo caso, os moradores acessam um aplicativo ou site disponibilizado, geralmente, pela administradora de condomínios. O formato virtual evita que os condôminos fiquem lendo as demais sugestões e reclamações dos vizinhos. Além disso as demandas chegam em tempo real, facilitando a comunicação com os síndicos que não são moradores do condomínio.

Já o formato físico é indicado para os condomínios em que os moradores preferem escrever suas ocorrências à mão. Nessa situação a dica é usar um caderno com folhas destacáveis e numeradas. Assim, depois de informar sua queixa o morador remove a folha e a deposita em uma caixa fechada.

Quem pode ter acesso ao livro de ocorrências

Em geral todos que circulam diariamente pelo condomínio podem usar o livro. Assim, além dos condôminos, os funcionários podem registrar ocorrências, como algum conflito com morador. Por isso é recomendado que somente o síndico tenha pleno acesso às informações.

Limitar a leitura do livro de ocorrências ao síndico é uma maneira de evitar mais conflitos entre os moradores, mas vale ressaltar que o síndico pode passar as informações, sem expor negativamente algum condômino ou funcionário.

O livro de ocorrências é um recurso a mais de comunicação entre o síndico e moradores. No entanto vale considerar se organizar os registros de reclamações e sugestões dessa forma realmente são a melhor maneira de conduzir os casos. As administradoras de condomínio podem auxiliar os gestores nessa empreitada.

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