Como fazer prestação de contas para condomínios

Administrar um condomínio exige organização, planejamento e transparência em todos os processos. Principalmente quando envolve recursos financeiros. Por isso, na hora de prestar contas aos condôminos os síndicos devem ter tudo documentado e atualizado para comprovar receitas e despesas.

Não existe exatamente uma fórmula certa de como fazer prestação de contas, mas sim alguns pontos essenciais como a apresentação de determinados documentos. A seguir detalharemos um pouco mais sobre o assunto, por isso aproveite a leitura.

O que é prestação de contas

Em resumo, a prestação de contas é uma espécie de relatório de transações financeiras do condomínio em determinado período. Engloba detalhes de receitas e despesas e por isso deve reunir comprovantes originais e bem organizados.

A comprovação concede valor jurídico para relatório que deve ser apresentado em assembleia. Assim, é essencial convocar todos os condôminos.

Qual a importância dessa ação

Em primeiro lugar, a prestação de contas é uma determinação legal. Depois é uma maneira de estabelecer a confiança entre condôminos e a administração. Além disso, tem um papel fundamental no planejamento orçamentário.

Nesse sentido pode ajudar a identificar despesas desnecessárias e a necessidade de aumentar o fundo de reserva, por exemplo.

Quem deve prestar contas para o condomínio

O artigo 1.348 do Código Civil estabelece que o Síndico preste contas à assembleia anualmente e sempre que exigido pelos condôminos. Na prática essas apresentações acontecem mensalmente.

Para formatar essa prestação de contas o Síndico pode contar com o auxílio de uma administradora em todas as etapas, ou seja, da catalogação dos documentos a elaboração de outros materiais de apoio.

Como fazer prestação de contas para condomínios

Existem alguns documentos imprescindíveis para essa apresentação como:

1. Relatório do Orçamento

Esse documento traz o orçamento de gastos e receitas previstos no início da gestão e uma comparação com o que foi realizado. Assim inclui uma análise da diferença do que se planejou e se concretizou.

2. Relatório de Receitas

Esse documento pode se dividir em dois: condôminos adimplentes e inadimplentes. No segundo caso é necessário acrescentar multas por atraso no pagamento da taxa condominial. Também se recomenda incluir na receita o valor dos aluguéis de áreas comuns do condomínio.

3. Relatório de Despesas

Para facilitar a apresentação a sugestão é dividir o relatório em três tipos de contas:

• Fixas: que traz a folha de pagamento, seguros, contratos fixos e demais itens que possuam o mesmo valor todos os meses;
• Variáveis: manutenções previstas e/ou gastos com variação de valor mensal;
• Extras: intervenções ou obras que não foram previstas.

É recomendável também comunicar despesas de emergência, pois assim que a prestação de contas for aprovada, já é possível agilizar o orçamento da gestão seguinte.

4. Balancete

Neste documento será preciso apresentar o resumo das despesas e receitas do condomínio, assim como o saldo mensal. Assim é importante relacionar:

• Saldo do mês: que é a diferença entre as receitas e despesas do mês atual.
• Saldo vigente: que é o total que o condomínio possui em caixa. Para fazer esse cálculo é necessário somar o quanto o condomínio tinha no mês anterior com o saldo mês vigente.

5. Inadimplência

Apresenta porcentagens, quantidade de cotas, o valor por cada unidade e as ações para diminuir esse índice. Isso vale especialmente para os condomínios que enfrentam o problema.

Dicas para apresentação

Para fazer uma boa apresentação e dirimir as chances de contestação por parte dos condomínios vale apoiar-se nas seguintes dicas:

• Elabore um material de apoio

Por se tratar de uma apresentação robusta é recomendado preparar um material com as informações de forma mais objetiva para que os condôminos possam acompanhar durante a assembleia. Mas lembre-se que os mesmos conteúdos devem constar tanto no que será mostrado como o que foi entregue aos moradores.

• Monte uma apresentação dinâmica

A prestação de contas é um momento muito importante para o condomínio todo e por isso vale montar uma apresentação interessante e, claro, bastante informativa. Assim procure fazer análises, utilizar gráficos, tornando-a o mais visual possível.

• Organize os temas

Divida a apresentação por temas. Por exemplo, não misture os custos mensais com as despesas extras ou o orçamento de obras. Vale também explicar aos condôminos que ao final eles poderão fazer perguntas e tirar todas as dúvidas. Assim a prestação de contas ocorrerá de forma mais rápida e eficiente.

Neste artigo mostramos como fazer a prestação de contas que é extremamente importante para a saúde financeira do condomínio e a relação de confiança entre síndico e condôminos. Nesse processo o gestor pode contar com o auxílio de uma administradora para toda a formatação da apresentação que inclui relatórios e comprovantes detalhados de receitas e despesas.

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