Administração de condomínio: 5 dicas de Gestão Financeira

Na administração de condomínio, quando as contas não fecham no fim do mês é hora de o gestor ascender o sinal vermelho e tomar providências o mais rápido possível. O desequilíbrio financeiro gera um efeito cascata que se não for contido logo no início toma proporções difíceis de contornar.

Em primeiro lugar, o ideal é sempre ter um planejamento financeiro e clareza do montante que entra e sai do caixa do condomínio. Assim, o risco de enfrentar uma crise diminui consideravelmente. Mas, há outras medidas importantes para uma boa gestão e é sobre elas que abordaremos neste texto.

Portanto, confira a seguir cinco pontos essenciais para manter as contas em dia:

1 – Realize o controle do fluxo de caixa do negócio

Como já adiantamos é extremamente importante ter o controle do fluxo de caixa na administração de condomínio. Para tanto, será necessário fazer o levantamento dos gastos, pagamentos e investimentos.

Todos os documentos como notas fiscais e recibos devem ser armazenados no condomínio, até mesmo para a prestação de contas no fim do mês. Além disso, é importante que essas e outras informações de entrada e saída sejam atualizadas diariamente. Assim, diminui-se o risco de algo ficar de fora.

Para um controle eficiente também vale separar as contas entre despesas fixas (pagamento de funcionários, por exemplo), variáveis (impostos e taxas) e extras (não previstas ou que envolvem a manutenção). Essa organização pode indicar se há um desequilíbrio e possibilidades de conter desperdícios.

2 – Planeje todas as ações e metas com antecedência

Qualquer morador ficará incomodado em pagar taxas extras de condomínio, ainda que ele entenda a necessidade da cobrança. Uma maneira de evitar essa situação é planejando todas as ações e metas com antecedência.

Assim, em primeiro lugar, avalie a real situação financeira do condomínio para depois projetar as entradas e saídas em médio e longo prazos. Esse levantamento ajuda a identificar se há previsão futura de recebimentos ou a possibilidade de faltar recursos.

Em caso de cenário positivo, quando há dinheiro sobrando em caixa e as contas estão todas em dia, o gestor pode propor utilizar parte do montante para promover melhorias no condomínio ou fazer algum outro tipo de investimento que traga retorno para os moradores.

3 – Na administração de condomínio, controle todos os gastos

Pode parecer repetitivo, mas é fundamental que na administração de condomínio o gestor esteja ciente de todos os gastos. Para tanto precisa conferir e atualizar o planejamento constantemente.

Todas as movimentações financeiras e documentos relacionados precisam estar devidamente registrados e armazenados. Somente assim o gestor terá condições de identificar a necessidade de rever alguma conta, por exemplo. Afinal, nunca se pode gastar mais do que se tem.

4 – Tenha um fundo de reserva

Contar com um fundo de reserva faz toda a diferença na administração de condomínio. Esse recurso será essencial para cobrir despesas inesperadas ou colocar melhorias em práticas, mas que nem sempre são urgentes.

É importante que a utilização do fundo seja discutida com todos os moradores em assembleia. Nada pode ser feito sem a anuência da maior parte dos condôminos, ainda que sejam benfeitorias em áreas comuns.

Dessa forma, podemos concluir que o fundo de reserva, além de ser uma carta na manga contribui para o equilíbrio das contas, sem exigir retiradas imprevistas do caixa.

5 – Realize o controle da inadimplência

O déficit gerado pela inadimplência condominial é um problema sério na administração de condomínio e que deve constar no planejamento financeiro. Isso significa que o gestor precisa ter a noção exata do número de devedores.

Será importante observar também se a inadimplência tem aumentado e se existe indício de que continuará crescendo. Somente depois de ler o cenário é que é possível encontrar soluções.

A redução de custos e um melhor controle dos gastos, por exemplo, podem ser a saída para diminuir o valor da taxa condominial e assim evitar a falta de pagamento.

Trouxemos aqui cinco medidas importantes de gestão financeira para uma administração de condomínio mais eficiente. Portanto, vale realizar um bom planejamento e acompanhá-lo diariamente. O controle da inadimplência, prospecções e fundo de reserva são outras atitudes que fazem a diferença, bem como contar com uma empresa especializada para auxiliar os síndicos.

Depois das nossas sugestões sobre gestão financeira, veja porque contratar uma administradora de condomínio